TANJUNG REDEB, PORTALBERAU– Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Berau melaksanakan pemusnahan arsip Eks Bagian Keuangan Sekretariat Kabupaten.
Hal ini dilakukan kata Kepala Dispusip Berau, Yudha Budisantosa, untuk menjamin tercapainya arsip, ketersediaan arsip yang autentik, dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan dan keselamatan aset nasional, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Pemusnahan bebernya, dilakukan untuk mengurangi jumlah volume arsip, sehingga yang disimpan hanya arsip-arsip yang bernilai guna atau yang disebut arsip statis sebagainya yang selama ini disimpan di depo mini arsip.
Selain itu juga, agar proses pengelolaan pencarian dan penyimpanan arsip yang penting bisa lebih cepat dan mudah, menjaga penyalahgunaan arsip dari pihak yang tidak berwenang, hingga mengurangi biaya ruang penyimpanan.
Semua perangkat daerah sebutnya, harus melaksanakan penyusutan. Satu dimusnahkan, satu jadi arsip statis yang diserahkan ke Dispusip.
“Jumlah OPD banyak makanya penting depo arsip kita tidak akan mungkin cukup, makanya kita usulkan pembangunan depo arsip yang saat ini mulai dibangun. Tapi mungkin akan selesai beberapa tahun ke depan,” sebutnya.
Adapun prosedur pemusnahan sebutnya, terlebih dahulu dibentuk bentuk tim atau panitia di mana masing-masing kepala OPD adalah pimpinan tim. Ada juga perwakilan dari Dispusip, Inspektorat, Bagian Hukum, dan Arsiparis masing-masing OPD.
“Kemudian tim melakukan seleksi terhadap arsip, setelah seleksi kemudian diminta persetujuan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) khususnya arsip yang di atas 10 tahun. Nanti akan keluar mana yang masuk permanen, mana yang dimusnahkan, mana yang untuk dinilai kembali, setelah keluar persetujuan baru kita musnahkan,” bebernya.
Sementara Asisten III Setkab Berau, Maulidiyah, mengakui bahwa arsip penting untuk dimusnahkan. Untuk itu, dia mengingatkan OPD lainnya untuk berkoordinasi dan mengikuti apa yang dilakukan Dispusip, sehingga bukan lagi hanya berpikir hanya untuk menambah ruangan, tapi bagaimana kita manajemen arsip yang sudah tidak mungkin tidak kita gunakan lagi.
“Sebaiknya kita musnahkan, karena kearsipan ini mengapa sangat penting pengusahaan ini juga ada maksud dan tujuannya yang pertama adalah untuk efisiensi dan efektivitas mengurangi tumpukan-tumpukan dokumen yang ada,” sebutnya.
“Kemudian juga dengan berkurangnya dokumen di mana dokumen-dokumen penting saja yang sudah kita arsipkan, tentunya akan memudahkan nanti dalam pencarian jika kita ingin mencari sesuatu yang penting,” sambung Maulidiyah.
Penulis: Dedy
