TANJUNG REDEB, PORTALBERAU– Dalam rangka meningkatkan sistem koordinasi pelayanan Protokoler dan Komunikasi Pimpinan (Prokopim) Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Berau meluncurkan sistem digitalisasi Sistem Koordinasi dan Manajemen Agenda Protokoler dan Komunikasi Pimpinan (SIAP Pimpinan).
Launching ini dilakukan pada Selasa (20/5/25) di Dapur Teras, Jalan H. Isa III, Tanjung Redeb. Kegiatan ini dilaunching langsung oleh Wakil Bupati Berau, Gamalis, serta dihadiri oleh kepala-kepala OPD Kabupaten Berau, Ketua Persatuan Wartawan Indonesia (PWI) Berau, Yudhi Perdana beserta anggota, dan SMSI Kabupaten Berau.
Pada kesempatannya, Wakil Bupati Berau, Gamalis, menyampaikan bahwa pihaknya menyambut baik setiap inisiasi aksi perubahan yang telah digagas oleh Bagian Prokopim Pemkab Berau di bawah pimpinan Agus Susanto.
“Aksi perubahan ini sebagai sebuah langkah digitalisasi dalam proses fasilitas pelayanan terhadap keprotokolan agar semakin efektif dan efisien bagi kedua belah pihak, baik penerima manfaat maupun kinerja staf Bagian Prokopim,” ujarnya.
Disampaikannya bahwa bagaimanapun aksi perubahan ini merupakan sebuah sistem yang harus dilewati dalam rangka pelatihan kepemimpinan administrator di Lembaga Administrasi Negara.
“Semoga aksi perubahan ini memberikan nilai positif baik kepada pimpinan, OPD, maupun pelaku manfaat terhadap kegiatan yang selama ini dilaksanakan,” terangnya.
Gamalis pun menyebut bahwa aksi perubahan ini bagian dari sebuah implementasi program digitalisasi inovasi yang dilakukan oleh Prokopim. Sehingga, ke depan sudah tersusun dengan rapi.
Pada kesempatan ini, inovasi ini pun akan memangkas waktu koordinasi dibanding sistem manual yang sebelumnya dilakukan. Sehingga memungkinkan terjadinya komunikasi dua arah antara Prokopim dengan penerima manfaat.
Ia juga menyebut sistem ini dapat menjadi sarana bagi rekan-rekan media untuk selalu memantau jadwal pimpinan. Bagian ini pun merupakan suatu hal yang tidak terpisahkan dari aksi perubahan ini.
“Saya mendorong sistem ini agar segera disosialisasikan kepada masyarakat, juga kepada organisasi perangkat daerah yang melaksanakan kegiatan dan layanan protokol,” jelasnya.
“Saya pun berharap sistem ini dapat kita implementasikan dalam rangka menunjang keberhasilan tugas kita sehari-hari,” sambungnya.
Pemkab Berau pun memiliki komitmen yang kuat untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih dan berkualitas melalui Sumber Daya Manusia (SDM) yang profesional berbasis teknologi digital.
Di tempat yang sama, Kepala Bagian (Kabag) Prokopim Pemkab Berau, Agus Susanto, menyatakan bahwa kegiatan ini adalah wujud dari kebutuhan akan sistem koordinasi kegiatan pimpinan yang lebih tertata, efisien, dan terdokumentasi dengan baik.
Menurutnya, proses koordinasi agenda pimpinan masih banyak dilakukan secara manual atau melalui media percakapan pribadi yang tidak terintegrasi. Sehingga berisiko terhadap miskomunikasi, tumpang tindih agenda, serta tidak optimalnya dokumentasi kegiatan pimpinan.
Ia menyebut bahwa tujuan dari sistem ini tidak lain adalah untuk menyediakan sistem koordinasi yang terstruktur, terdokumentasi, dan mudah diakses. Sistem ini dibangun dengan pendekatan user-friendly, berbasis web dan mobile.
“Sistem ini juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan lapangan yang sangat dinamis,” ungkapnya.
Pihaknya pun berharap seluruh kegiatan pimpinan daerah dapat terselenggara dengan tertib, efisien, dan profesional. Selain itu, platform ini juga akan menjadi bagian dari upaya reformasi birokrasi dan digitalisasi pelayanan internal pemerintahan.
“Pengembangan lanjutan fitur SIAP Pimpinan pun akan dilakukan, termasuk integrasi dengan sistem informasi pemerintah daerah lainnya, serta pelatihan intensif bagi seluruh stakeholder pengguna sistem ini,” katanya.
Ditambahkannya bahwa penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) pemanfaatan SIAP Pimpinan ini akan menjadi acuan resmi pelaksanaan tugas koordinasi Prokopim Pemkab Berau.
“Untuk itu kami mengharapkan dukungan dan kolaborasi dari seluruh perangkat daerah, khususnya dalam pemanfaatan dan penyempurnaan sistem ini,” jelasnya.
Ia pun mengatakan bahwa aksi perubahan ini bukanlah akhir, melainkan langkah awal menuju tata kelola organisasi Bagian Prokopim yang lebih profesional, transparan, dan adaptif terhadap teknologi.
“Untuk itu kami mengucapkan terima kasih, khususnya kepada mentor, coach, serta seluruh tim kerja di Prokopim dan jajaran pimpinan daerah yang telah memberikan arahan dan bimbingan,” jelasnya.
SIAP Pimpinan ini berguna untuk mencatat, memonitor, dan mengelola agenda pimpinan secara real-time. Memfasilitasi pengajuan permohonan audiensi, undangan, dan kegiatan dari OPD maupun pihak eksternal lainnya.
“Sistem ini juga menyediakan ruang komunikasi koordinatif antar tim protokol, ajudan, tim dokumentasi, dan komunikasi pimpinan, serta mewujudkan pemerintahan yang sigap, responsif, dan berorientasi pada pelayanan publik yang prima,” kuncinya. (*/)
Penulis: Muhammad Izzatullah
Editor: Dedy Warseto
