SAMARINDA, PORTALBERAU – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) memusnahkan sebanyak 4.479 berkas arsip yang sudah melewati masa retensi.
Kegiatan pemusnahan berlangsung di Aula Eks Kantor Dispora Kaltim di kompleks GOR Kadrie Oening, Sempaja, Samarinda, pada Selasa (5/11/2024).
Pemusnahan dilakukan dengan mesin pencacah setelah melalui tahap verifikasi serta mendapat persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dispora Kaltim, Sri Wartini, menjelaskan bahwa arsip yang dimusnahkan berasal dari periode 2005 hingga 2011.
Menurutnya, arsip-arsip tersebut sudah tidak relevan dalam kegiatan operasional Dispora sehingga pemusnahan menjadi langkah penting untuk efisiensi.
“Pemusnahan arsip ini dilakukan untuk mengoptimalkan ruang penyimpanan di Depo Arsip kami, sekaligus memastikan pengelolaan arsip yang lebih efisien,” ujar Sri Wartini.
Ia juga menyebutkan bahwa langkah ini bagian dari upaya peningkatan tata kelola arsip di lingkup Dispora Kaltim.
Ini bukan kali pertama Dispora Kaltim melakukan pemusnahan arsip. Sejak dua tahun terakhir, Dispora Kaltim sudah melakukan pemusnahan arsip secara bertahap.
Proses pemusnahan disertai persiapan matang oleh Tim Kearsipan Dispora guna menjamin bahwa hanya arsip yang memenuhi masa retensi yang dimusnahkan.
Setiap berkas yang dimusnahkan telah melalui proses verifikasi dan seleksi ketat. Hal ini dilakukan untuk memastikan hanya arsip yang sudah melewati masa retensi dan tak lagi dibutuhkan yang dihancurkan.
Dispora Kaltim juga mempertimbangkan aspek keamanan data sebelum proses pencacahan dilakukan.Sri Wartini menambahkan, seiring bertambahnya kegiatan, jumlah arsip yang harus dikelola Dispora Kaltim juga semakin besar.
Untuk itu, pihaknya mempersiapkan Depo Arsip yang lebih luas dan terus memperbaiki sistem pengelolaan arsip agar lebih efisien dan modern.
Selain kegiatan pemusnahan arsip, pada kesempatan yang sama Dispora Kaltim menyerahkan 142 arsip statis yang bernilai sejarah kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kaltim.
Arsip-arsip ini nantinya akan dikelola lebih baik oleh DPK Kaltim sebagai bagian dari warisan administrasi daerah.
Plt. Kepala DPK Kaltim, Anita Natalia Krisnawati, menegaskan pentingnya peran arsip dalam menjaga keteraturan administrasi. Menurutnya, arsip tidak hanya sebagai dokumen, melainkan sebagai rekam jejak perjalanan instansi yang menjadi rujukan dalam pemeriksaan dan pengawasan.
“Arsip bukan sekadar dokumen, tetapi merupakan catatan sejarah yang mencerminkan perjalanan suatu instansi. Pengelolaan arsip yang baik diperlukan untuk menciptakan tata kelola administrasi yang transparan dan akuntabel,” kata Anita.
Kegiatan ini juga menjadi momen untuk mengingatkan pentingnya pengelolaan arsip bagi seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD).
DPK Kaltim terus mendorong agar setiap OPD di Kalimantan Timur mengelola arsip secara sistematis, dengan tujuan mendukung kelancaran tugas pemerintahan dan pelayanan publik. (Adv)
Editor: Dedy Warseto
